Privacybeleid

Sportpark Tienhoven
Dominee Ulferslaan 25
3612 BH TIENHOVEN UT

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van csv VIOD
Graag je aandacht voor de nieuwe wetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die per 25 mei 2018 actief is. Deze wetgeving gaat over jouw persoonsgegevens en wat wij ermee doen.

VIOD wil graag je toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens als je:

• ingeschreven wilt worden als lid;
• vrijwilliger of medewerker wilt worden;
• sponsor wilt worden;
• toeleverancier wilt worden.

Als je al lid, vrijwilliger, medewerker, sponsor of toeleverancier bent, gaan we ervan uit dat je je kan vinden in het privacy beleid van VIOD. Zoniet, dan kan je dit kenbaar maken via info@csvviod.nl

Wie zijn wij en wie ben jij?
Wij zijn csv VIOD, opgericht in 1971 met als vestigingsadres Dominee Ulferslaan 25 in Tienhoven. Wij zijn te bereiken via het emailadres info@csvviod.nl. Via onze website www.csvviod.nl zijn meer contactgegevens te vinden.

Jij bent of wordt lid, medewerker, vrijwilliger, sponsor of toeleverancier van VIOD. Daar waar wij jou als lid aanspreken bedoelen we bij minderjarigheid ook je ouders, voogd of verzorger mee.

Begrip
Wij vragen als vereniging, die volledig gedragen wordt door vrijwilligers, jouw begrip voor onze eventuele tekortkomingen in kennis, daadkracht en financiële middelen om jou adequaat te kunnen voorzien van informatie over jouw gegevens binnen onze gegevensverwerking. Zodra zich echter tekortkomingen voordoen zullen wij deze terstond op proberen te lossen waarbij wij te allen tijde de bescherming van de persoonsgegevens zullen waarborgen. Deze bepaling doet echter niets af van de wettelijke mogelijkheden die jij hebt en je zonder beperkingen op kunt beroepen.

Aanvullingen en afwijkende afspraken
Ben of wordt je medewerker, vrijwilliger, leverancier, sponsor of deelnemer aan een door de VIOD georganiseerde activiteit? Dan gelden naast de hier genoemde zaken ook aanvullende en afwijkende afspraken. Kijk in dat geval voor meer informatie in onze overige AVG documentatie die wij via de website beschikbaar stellen. Daar waar deze voorwaarden geen uitsluitsel geven is de wet AVG bepalend.

Algemeen
Wij maken graag foto’s en films van wedstrijden, activiteiten en natuurlijk de teamfoto’s om op onze website en social media te plaatsen. Daarbij willen we ook af en toe namen noemen zodat bijvoorbeeld duidelijk is wie op de foto staat.

Ook gebruiken wij de persoonsgegevens om jou of je zoon of dochter of iemand waar jij de voogd van bent aan te kunnen melden voor activiteiten, wedstrijden en andere KNVB (Koninklijke Nederlandse voetbalbond) gerelateerde zaken.

De gegevens zijn nodig om een juiste administratie te kunnen voeren voor het verwerken van de contributie, teamindelingen, verzekeringen en aanmelding bij de door KNVB georganiseerde activiteiten zoals wedstrijden en toernooien.

Hierbij geven we jou een overzicht van de soort gegevens die wij bewaren met betrekking tot jou of je zoon of dochter of iemand waar jij de voogd/verzorger van bent en voetbalt bij VIOD en vermelden daarbij waarvoor wij deze gebruiken.

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In onze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens en die van anderen. Wij doen er alles aan om jouw privacy en die van de kinderen te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VIOD houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder maar niet uitsluitend de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• De persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze aan ons zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze toelichting;
• Verwerking van de persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens of die van het kind;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, zoals het innen van de contributie of het aanmelden voor KNVB wedstrijden etc;
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens en je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VIOD zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons over wenst op te nemen kan dit via e-mail: info@csvviod.nl

Aanmelden en lidmaatschap
Het inschrijven en je aanmelden als lid van VIOD kan uitsluitend digitaal via het online aanmeldformulier. Wij hebben hiervoor gekozen om jouw gegevens op een veilige manier te kunnen ontvangen en te verwerken in onze administratie.

Wij verwerken onderstaande gegevens van onze leden zolang als daartoe een wettelijke grond is of vanuit de KNVB een verplichting op ligt.

Afmelden lidmaatschap en beëindigen van de relatie
Wil je het lidmaatschap of andere relatie die je met ons hebt beëindigen dan zullen wij er voor zorgen dat je gegevens onherroepelijk verwijderd worden uit onze administratie. Zover het gewenst is een kopie te krijgen van jou gegevens kan deze via de ledenadministratie opgevraagd worden via het e-mailadres info@csvviod.nl. Je kunt vervolgens zelf zorgdragen voor het verstrekken van je gegevens aan andere partijen. Daar waar wettelijke verplichtingen liggen of de verplichting vanuit de KNVB wordt opgelegd zullen wij zorgdragen voor het aanleveren van gegevens aan een eventuele andere voetbalclub indien van toepassing. Het moment van het definitief verwijderen van jouw gegevens wordt bepaald door de wettelijke verplichtingen waaraan wij gehouden zijn.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden
De persoonsgegevens die je aan ons doorgeeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van (software van) een derde partij voor:

• Je registratie bij de KNVB;
• De groepsapp van je team;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij afspraken middels een verwerkingsovereenkomst om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Binnen de EU
Wij verwerken, bewaren en verstrekken geen persoonsgegevens bij of aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor expliciet toestemming is gegeven door de ouder, voogd, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Verwerkersovereenkomsten met derden
Met derden met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, hebben wij duidelijke afspraken gemaakt over welke gegevens zij van ons krijgen en vooral met welk doel zij deze gegevens mogen gebruiken.

KNVB: Zij beschikken over de naam, geboortedatum en e-mailadres van het clublid waardoor deelname aan KNVB wedstrijden mogelijk is, de tuchtcommissie je kan berichten en de rechtmatigheid van je lidmaatschap kan beoordelen (bijvoorbeeld om te controleren dat je bij één voetbalclub en in het qua leeftijd juiste team bent ingeschreven). Je kunt contact opnemen met de ledenadministratie van VIOD via info@csvviod.nl inzake het inzien of verwijdering van jouw gegevens.

Meer juridische informatie is te vinden via:
https://www.knvb.nl/assist/assist-bestuurders/regels–amp;-bepalingen/knvb-bepalingen/juridisch

Over de gegevensverwerking bij overige aan VIOD gelieerde partijen, zoals bijvoorbeeld een webshop, fysio, sponsoren etc., hebben deze partijen een eigen verantwoording aangezien de gegevens niet door VIOD aan hen verstrekt zijn.

Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage in de voor ons beschikbare gegevens over jou en het recht om van VIOD als zijnde de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging inzage van jouw betreffende persoonsgegevens te verkrijgen.
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van jouw persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken.
Je hebt altijd het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Wij handelen verzoeken voor inzage en verwijdering af op basis van binnenkomst van het verzoek en binnen de redelijkheid van capaciteit die wij daartoe vrij kunnen maken. Wij zullen gegevens verwijderen zodra deze niet meer volgens wetgeving noodzakelijk zijn aan te houden.

Medische gegevens
VIOD kan voor haar (jeugd)leden een kamp organiseren. Hiervoor kunnen we naar medische bijzonderheden van jeugdleden die van belang kunnen zijn voor de begeleiders tijdens een dergelijk kamp vragen. Na afloop van het jeugdkamp worden deze gegevens vernietigd. Naast voorgaande bewaart VIOD geen medische gegevens van personen. Het beoordelen van speelfitheid en de verantwoordelijkheid van het in de breedste zin van het woord medisch verantwoord kunnen beoefenen van de voetbalsport ligt geheel bij jou zelf of zover van toepassing je ouders of voogd.

Juistheid gegevens
Jijzelf blijft als lid of relatie van de VIOD verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens. Indien gegevens wijzigen, dan geef je deze wijzigingen aan ons door zodra deze bij jou bekend zijn. Indien wij over onjuiste gegevens beschikken doordat deze onjuist aan ons verstrekt zijn kunnen wij daar nooit verantwoordelijk voor gehouden worden. De plicht voor de aanlevering van de juiste gegevens licht geheel bij het lid of de ouders, verzorger of voogd.

Beveiligen van de gegevens
VIOD zal zich inspannen om uiterst zorgvuldig met de verstrekte gegevens om te gaan. De gegevens worden elektronisch bewaard met gebruik van daarvoor gangbare programmatuur en opslagmedia. Wij zullen ons inspannen om voldoende passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de computerapparatuur en de daarop opgeslagen persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s van de verwerking en de aard, omvang en context van de te beschermen persoonsgegevens.

Bij een geconstateerd datalek doen wij aangifte bij de autoriteit persoonsgegevens via:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken

Naast de technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking nemen wij tevens de volgende maatregelen:

• Alle natuurlijke- en rechtspersonen die namens VIOD van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan welke in een geheimhoudingsverklaring met betreffende personen en instituten is vastgelegd.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle gegevens kritische systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen waar mogelijk voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Functionaris gegevensbescherming
VIOD is verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Deze functie wordt vervuld vanuit de ledenadministratie aangezien daar de verwerking van de gegevens plaatsvind.

Vragen over de gegevensbescherming kun je per e-mail indienen via info@csvviod.nl

Vragen, opmerkingen of klachten inzake het AVG beleid van VIOD
Mocht je een vraag, opmerking of klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens door VIOD dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Via de website van VIOD zijn de mogelijkheden om contact op te nemen terug te vinden. Je mag natuurlijk ook altijd iemand van het bestuur aanspreken.
Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de van overheidswege ingestelde toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen van het privacy beleid
VIOD kan haar privacy beleid van tijd tot tijd aanpassen om deze up-to-date te houden. Op de website www.csvviod.nl zal steeds de meest recente versie van ons privacy beleid worden opgenomen. Wij raden je dan ook aan het privacy beleid regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de websites te informeren.